Newsletter erstellen: die Schritt-für-Schritt-Anleitung für kleine Unternehmen

Zuerst: Wozu dient dein Newsletter?

Ein Newsletter funktioniert, wenn er ein klares Ziel hat. Bevor du eine Zeile schreibst, beantworte zwei Fragen:

• Was sollen die Leute tun? Wieder in den Laden kommen, einen Tisch oder Termin buchen, online kaufen, dich für ein Angebot anrufen.
• Wie oft schreibst du? Ein- bis zweimal im Monat passt für fast jedes kleine Unternehmen. Lieber selten, aber regelmäßig: Einen Newsletter, der nach sechs Monaten Funkstille kommt, erkennt niemand wieder.

Schreib beide Antworten auf: Du brauchst sie für das Anmeldeformular („was du bekommst und wie oft“) und um zu entscheiden, was in jede E-Mail kommt.

Das richtige Tool wählen

Einen Newsletter aus Gmail oder Outlook zu verschicken, alle in Blindkopie, wirkt am einfachsten, ist es aber nicht: Diese Dienste begrenzen dich auf wenige Hundert Empfänger am Tag, es gibt keinen Abmeldelink, und die E-Mails landen schnell im Spam. Außerdem fehlt dir der Einwilligungsnachweis. Du brauchst ein Newsletter-Tool. Achte bei der Wahl auf:

• den Preis über 12 Monate, bei der Listengröße, die du in einem Jahr haben wirst;
• kein Logo des Anbieters in deinen E-Mails;
• Anmeldeformulare mit Double-Opt-in und Automationen, auch im kleinsten Tarif;
• Daten in der EU und einen AV-Vertrag;
• eine Oberfläche, die du sofort verstehst, auf Deutsch.

Die Preise der verbreitetsten Anbieter haben wir im Ratgeber zum günstigen Newsletter-Tool verglichen, die Gratis-Tarife unter Kostenloses Newsletter-Tool. Spedito ist bis 500 Kontakte kostenlos, mit allen Funktionen, danach kostet es 5 € im Monat bis 1.000 Kontakte.

Absender und Domain: der Schritt gegen den Spam-Ordner

Die Leute sollen dich im Posteingang auf einen Blick erkennen. Wähle einen einfachen Absendernamen, den deines Unternehmens („Bäckerei Rossi“), und eine Adresse deiner eigenen Domain, etwa hallo@baeckerei-rossi.de, keine Adresse bei @gmail.com, @web.de oder @gmx.de.

Dann verifizierst du die Domain: Du trägst ein paar DNS-Einträge bei deinem Domain-Anbieter ein, damit Gmail, Yahoo und Outlook wissen, dass die E-Mails wirklich von dir kommen. Bei Spedito sind es vier Einträge zum Kopieren, mit Anleitungen für IONOS, GoDaddy, OVH und andere: siehe Domain verifizieren. In der Zwischenzeit kannst du schon deine E-Mails vorbereiten.

Die ersten Abonnenten gewinnen, rechtssicher

Wahrscheinlich startest du nicht bei null: Es gibt schon Menschen, die sich für dich interessieren. Hier findest du sie, immer mit ihrer Einwilligung:

• Deine Kunden: Wenn sie dir ihre E-Mail beim Kauf gegeben haben, darfst du ihnen nach § 7 Abs. 3 UWG zu eigenen ähnlichen Produkten schreiben, wenn du sie dabei und in jeder E-Mail auf ihr Widerspruchsrecht hinweist. Für alle anderen brauchst du eine Einwilligung.
• Ein Formular auf deiner Website: ein Kasten unten auf der Seite oder ein Pop-up, das nach ein paar Sekunden erscheint, mit Double-Opt-in.
• Eine Anmeldeseite mit QR-Code: auf der Theke, auf Flyern oder auf dem Kassenbon, und als Link in deiner Instagram-Bio. Eine Website brauchst du dafür nicht einmal.
• Dein Onlineshop oder deine Buchungen: Mit verbundenem Shopify, WooCommerce oder Calendly kommen Kunden, die zustimmen, von selbst in die Liste.
• Ein Grund zur Anmeldung: ein kleiner Rabatt auf die erste Bestellung, ein Rezept, ein Tipp im Monat. Sag klar, was die Leute bekommen.

Kauf niemals Adresslisten: Das ist rechtswidrig, kann eine Abmahnung bringen und ruiniert die Zustellung all deiner E-Mails. Die Regeln findest du im Ratgeber Newsletter und DSGVO, das Double-Opt-in Schritt für Schritt unter Double-Opt-in.

Die Willkommens-E-Mail, automatisch

Der Moment der Anmeldung ist der, in dem jemand am meisten Interesse an dir hat. Eine Willkommens-E-Mail, die sofort und von selbst rausgeht, ist oft die meistgelesene E-Mail überhaupt. Das gehört hinein:

1. ein Dankeschön und ein Satz dazu, wer du bist;
2. was die Person bekommt und wie oft;
3. das versprochene Geschenk, falls es eins gab (der Rabattcode, der Ratgeber);
4. eine einzige Einladung: im Laden vorbeischauen, buchen, Neuheiten ansehen.

Bei Spedito legst du sie unter Automationen an, ausgehend von der Willkommens-Vorlage: Sie startet von selbst für jede neue Anmeldung über deine Formulare, nach der Bestätigung.

Den ersten Newsletter schreiben

Ein guter Newsletter eines kleinen Unternehmens ist kurz und persönlich. Ein Aufbau, der fast immer funktioniert:

1. Betreff: kurz und konkret, sagt, was drin ist („Das Herbstbrot ist da“). Kein Großbuchstaben-Geschrei.
2. Vorschautext: die Zeile unter dem Betreff; nutze sie, um die Botschaft zu ergänzen.
3. Einstieg: zwei Zeilen, so wie du mit einem Kunden an der Theke sprichst.
4. Eine Hauptnachricht: eine Neuheit, ein Tipp, ein Event. Nur eine, gut erzählt.
5. Eine Handlungsaufforderung: ein klarer Button („Jetzt buchen“, „Neuheiten ansehen“).
6. Gruß: dein Name. Menschen antworten Menschen.
7. Fußzeile: Abmeldelink und Postanschrift fügt Spedito selbst ein; ergänze einen Link auf dein Impressum.

Wenn dir nichts einfällt, fang hier an: Ein Laden zeigt Neuheiten oder einen Anwendungstipp; ein Restaurant die Saisonkarte oder einen besonderen Abend; eine Praxis oder Kanzlei einen praktischen Tipp und eine häufige Kundenfrage; ein Friseursalon oder Kosmetikstudio die Trends des Monats und freie Termine.

Bei Spedito hilft dir die KI beim ersten Entwurf, und wenn deine Kunden verschiedene Sprachen sprechen, bekommt jeder den Newsletter in seiner. Schick dir vor dem Versand immer eine Test-E-Mail und öffne sie auf dem Handy.

Wann versenden und woran du siehst, ob es funktioniert

Den perfekten Tag oder die perfekte Uhrzeit für alle gibt es nicht: Es hängt von deinem Publikum ab. Wähle einen Moment, in dem deine Kunden zwei Minuten haben, etwa vormittags unter der Woche, und bleib ein paar Versände dabei. Um herauszufinden, welcher Betreff besser ankommt, kann Spedito einen A/B-Test machen: zwei Betreffzeilen an einen Teil der Liste, dann der Gewinner an alle.

Schau nach jedem Versand auf vier Zahlen:

• Öffnungen: eine Schätzung. Seit Apple Mail Bilder vorlädt, gelten viele E-Mails als geöffnet, auch wenn niemand sie gelesen hat: Sieh sie als Trend, nicht als genaue Zahl.
• Klicks: die verlässlichste Zahl. Sie zeigt, was wirklich interessiert.
• Abmeldungen: ein paar bei jedem Versand sind normal. Steigen sie, schreibst du vielleicht zu oft oder über Dinge, die nicht interessieren.
• Bounces: Adressen, die es nicht mehr gibt. Sind es viele, muss die Liste bereinigt werden.

Spedito schickt dir 24 Stunden nach jedem Versand eine Zusammenfassung mit diesen Zahlen.

Fehler, die du vermeiden solltest

• Adresslisten kaufen oder aus dem Netz kopieren.
• Nur Angebote schicken: Wechsle mit Tipps, Geschichten und Neuheiten ab.
• Eine E-Mail, die nur aus einem Bild besteht: Filter können es nicht lesen, und viele sehen es nicht.
• Den Abmeldelink verstecken: Wer ihn nicht findet, klickt auf „Spam“.
• Ohne Double-Opt-in sammeln: In Deutschland fehlt dir dann der Nachweis.
• Von einer Gmail-, GMX- oder Web.de-Adresse senden statt von deiner Domain.

Häufige Fragen